Conduire un projet de management de l'information dans une organisation
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Formation créée le 04/11/2024. Dernière mise à jour le 06/03/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation Version PDF
Dans un contexte où la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, la gouvernance des informations s’impose comme un aspect fondamental dans une organisation. A travers de nouveaux modes d’échanges, c’est la recherche d’une amélioration constante des services proposés dans le quotidien des collaborateurs : accessibilité, accélération, authenticité, partage, sécurité, simplification, traçabilité, etc. Ce séminaire présente un état de l’art complet, pragmatique et structuré du management de l’information, du travail collaboratif, de la gestion des e-mails et des courriers, de la GED et des réseaux sociaux, à l’appui de nombreux exemples de projets réalisés. Il présente les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyse les évolutions des fonctionnalités, examine les caractéristiques et la maturité des solutions du marché, propose des modèles clés d’organisation et des démarches pour réussir la mise en œuvre d’un projet de management de l’information. Cette formation a pour but d'amener les apprenants à un niveau SAME "Application" et d'enrichir les compétences : * Restituer les aspects du schéma directeur liés au système d’information, * Identifier et analyser les processus et les workflow du système d’information de l’entreprise, * Formaliser et consolider la cartographie du système d’information, * Calculer le retour sur investissement pour l’entreprise des actions menées à l’échelle du service informatique, * Piloter la gestion du changement
Objectifs de la formation
- S’approprier les enjeux du management de l’information
- Maîtriser le cadre réglementaire et les normes
- Savoir gérer un projet de management de l’information et son articulation avec les métiers
- Positionner un projet de management de l’information dans le SI de l’organisation
- Connaître les technologies et les tendances d’évolution du marché
- Bénéficier d'exemples concrets de mise en œuvre d'un projet de management de l’information
Profil des bénéficiaires
- Chefs et directeurs de projet
- Responsables métiers
- Responsables SI
- Managers et toute personne souhaitant être sensibilisé au management de l’information
- Aucun
Contenu de la formation
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Concepts clés
- Définitions clés : informations structurées, informations non structurées, informations semi-structurées, dossier, document
- Cartographie documentaire : documents papier, bureautiques, emails, audio-visuels, photographies, plans, EDI, contenu web ...
- Cycle de vie des documents : archives courantes, archives semi-vivantes, archives définitives, original numérique, copie numérique fiable, copie numérique simple
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Objectifs et enjeux
- Transformation numérique des organisations : définition, enjeux, impacts
- Positionnement de la gestion de l’information dans l’organisation
- Leviers de productivité : gains/ROI qualitatifs et quantitatifs, principaux indicateurs
- Leviers d’innovation
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Cadre réglementaire et normatif
- Impacts de la réglementation sur le management des informations
- RGPD-CNIL : impact sur la gestion des documents contenant des données personnelles
- Normes et standards : ISO 9001, ISO 27001, ILM, ISO 14-641, RGI, RGS
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Définition du socle de management des informations
- Cartographie des documents et des flux entrants et sortants : analyse des processus métiers, typologies documentaires, flux, volumétries, priorisation des flux, analyse des besoins métiers
- Matrice de gestion des risques (valeur juridique, stratégique, économique, patrimoniale)
- Schéma directeur : définition de l’offre de services, périmètre fonctionnel, plan d’action ...
- Stratégie de déploiement
- Stratégies d’externalisation et d’internalisation
- Stratégie SI : cloud, SaaS, on premise, sécurité, traçabilité, authentification ...
- Interopérabilité
- Reprise des existants
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Conception du socle de management des informations : briques fonctionnelles, organisationnelles et techniques
- Gestion de l’acquisition des informations : pôle/centre de numérisation du courrier entrant, portail ...
- Gestion des e-mails : format, pérennisation yse sé, analmantique, archivage ...
- GED : différents types de GED (verticales, transverses, bureautique, etc.), fonctionnalités ...
- Moteurs de recherche : fonctionnalités, recherche multicanale, interfaces ...
- Portail collaborateur : fonctionnalités, interfaces, consultation, usages ...
- Portail client : fonctionnalités, interfaces, consultation, usages ...
- Gestion collaborative : fonctionnalités, usages, blog, chat, RSE ...
- Signature électronique et certification électronique : quel type de certificat pour quel type de document, plateforme de signature, sceau électronique, horodatage qualifié, intégration dans les processus métier
- Archivage électronique : exigences de pérennité, supports, formats, coffres-forts, types d’infrastructures, fonctionnalités, tiers-archiveurs
- Mobilité : fonctionnalités, usages ...
- Autres briques fonctionnelles : digital asset management, web content management
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Gouvernance du projet de management des informations
- Instances de pilotage : sponsors, acteurs, chefs de projets, pilotes
- Rôles : filières métiers, filière juridique, filière Archives, DSI, articulation AMOA-AMOE
- Méthodologie et outils de suivi de projet : tableaux de bord, RIDA, planning, espace collaboratif, indicateurs
- Facteurs clés de succès – Facteurs de freins
- Evaluation économique du projet et ROI attendu
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Conduite du changement
- Etapes : communiquer, former, accompagner
- Outils : guides, tutoriels, plan de formation ...
- Mesure des impacts utilisateurs (indicateurs)
- Feuilles de présence
- Mises en situation
- Formulaires d'évaluation de la formation
- Certificat de réalisation de l’action de formation
- Tour d'horizon synthétique et complet
- Pédagogie active : présentation magistrale en alternance avec études de cas et retours d’expérience
- Répartition théorie/pratique : 70/30
- Stage mis à jour en permanence, vous apportant les dernières nouveautés